‍Хотя сегодня никто не казнит нас за локти на столе во время еды, про выключенное видео во время зум-колла или рабочее сообщение в полночь такого сказать уже нельзя. Повторяем заповеди диджитал-этикета, чтобы не рисковать нервными клетками коллег.

Самоучитель по личке 

Голосовые сообщения — проклятие мессенджеров, но это далеко не единственное, что может бесить в переписке с коллегой. Вот несколько правил, о которых стоит помнить, чтобы защитить свой аккаунт от великого и ужасного черного списка (а членов команды — от лишнего стресса).

Постарайтесь без аудиосообщений. Представьте: вам нужно вспомнить номер задачи, а для этого придется переслушать десятиминутное аудио, в котором никогда не найти нужную информацию. Если без аудиосообщения никак, напишите в паре слов, о чем оно.

Влезайте в одно сообщение. Не злоупотребляйте доверием и уведомлениями людей, которые вас еще не замьютили, — таких стрессоустойчивых сотрудников и так стоит беречь как зеницу ока. Если поток сознания уже вылился, резюмируйте его одним сообщением.

Сохраняйте контекст. Функция реплая есть почти во всех мессенджерах — используйте ее всегда, особенно в групповых чатах. Иначе будете плутать среди тысячи непрочитанных сообщений без контекста.

Не звоните без договоренности. Право на внезапный звонок есть только у мамы, жены/мужа, детей и героев фильмов ужасов. Если вы в эти категории не входите, предупредите о своем намерении позвонить — так больше шансов, что у собеседника будет включен звук на телефоне. Если вы заранее сообщили о звонке, а собеседник не прочитал, наберите его — так можно.

Спрашивайте, что удобно собеседнику. На самом деле эти правила не работают — лучше всего спрашивать собеседника прямо: «Ты не против, если я запишу аудио? А если позвоню?»

А как же чаты?

Свои законы есть у общения не только в личной переписке, но и в групповых чатах — и их там не меньше (как говорится, больше людей — больше ответственности за свои soft skills). Разберемся какие.

Помните о цели. Цели большинства чатов — зафиксировать чью-то ответственность или новости сразу на много человек, спросить совета по-быстрому. Нецелевое использование чата — закидывать мемами, решать вопрос на двоих, обсуждать что-то личное или в течение 1 тыс. сообщений придумывать концепт нового проекта.

Узнайте правила. Правила чатов нигде не записаны, они складываются исторически. Спросите у человека, который собирается вас добавить, что у них принято. Можно ли писать в нерабочее время? Можно ли флудить? Есть ли местный стикерпак?

Замьютьте чат. Если это не чат для «молний», его можно и нужно замьютить: все всё поймут. Рабочим задачам время, переписке час, как говорится.

Не отвечайте шуточками. Хотя бы постарайтесь. Если у вас в голове родился остроумный ответ, который не имеет отношения к делу, но неизбежно влечет за собой цунами гифок, постарайтесь сдержаться. Или скиньте кому-то в личку, а еще лучше — в чат для флуда (такой наверняка есть).

Не пишите после работы. Это будет вежливо, даже если правила чата об этом умалчивают. Рабочие чаты — для рабочего времени. Скорее всего, ваш вопрос или новость подождет до утра.

Лучший вариант — ставить отложенные сообщения на начало следующего дня: так и вам будет спокойно, и собеседник лишний раз не триггернется из-за лишних уведомлений. 

Его величество Zoom

Видеозвонки — совсем не повод отчаиваться и обновлять столетний сервиз, стоящий на заднем плане (поверьте, ему по-прежнему все завидуют). А вот повторить главные заповеди рабочих созвонов никогда не помешает.

Включайте видео. Во-первых, это мотивирует причесаться и поменять футболку. Во-вторых, помогает другим участникам конференции разобраться, кто и что говорит. А еще видео лишний раз показывает, что вы включены в обсуждение, а не ушли наливать сотую чашку чая и смотреть любимый сериал. Команда на очередном созвоне, конечно, поймет и простит, а вот клиенту такие сомнения будут ни к чему.

Выключайте звук, если не говорите. Когда в конференции участвуют больше пяти человек, фоновые звуки превращаются в отличное техно и отвлекают от разговора. Если вы закончили говорить, выключите микрофон на время и слушайте других.

Заботьтесь о новеньких. Новеньким тяжелее всего, потому что они еще не знают, кто есть кто, какие процессы и что вообще происходит. Если в конференции участвуют новички, хотя бы спросите, как у них дела, и напомните, кто вы.

Не перебивайте. Прописная истина, но без нее никуда. Невозможно понять, о чем речь, когда один участник перебивает другого, а у вас притормаживает интернет.

Поднимайте руку. Если хотите что-то сказать, предупредите об этом собеседников заранее. Это не только покажет всем, что вы примерный мальчик/девочка, но и позволит держать нить разговора хотя бы пять минут.

Закройте лишнее. При демонстрации экрана не забывайте, что его видят все. Иначе ваши вкладки с мультиками, внезапные уведомления и картинки с котиками кто-то обязательно увидит и захочет обсудить.

Смело меняйте фон. Как показывают наши комнатные исследования, фон никак не влияет на продуктивность встречи, но хорошо разряжает атмосферу. Только имейте в виду: коврами и барными стойками уже никого не удивить.

Отдушина для консерваторов (email-переписка)

Мессенджеры и видеозвонки — это, конечно, хорошо, но разве можно забывать про классику и старую добрую электронную почту, которой пользовались еще наши прапрапрадедушки? Разбираемся в мейл-этикете, чтобы не ударить в грязь лицом.

Почта — для вечного. В письме можно озвучить проблему, зафиксировать результаты встречи, скинуть материалы, распределить задачи. В письме нельзя что-то обсуждать или придумывать, жаловаться на жизнь. Проверьте себя: что ждете в ответ на письмо? Если «Окей» или «Принято» — пишите.

Если вам нужно что-то более развернутое — лучше обсудить это лично, а результат зафиксировать в письме.

Относитесь к теме бережно. У темы письма священная миссия: она выделяет нормальное письмо среди шлака, помогает понять, о чем речь, и найти переписку спустя годы. Сожмите суть письма до одного предложения и напишите его в тему. Помните: надо держать темы в порядке, иначе миру конец.

Соблюдайте структуру письма. Чтобы человеку было легче воспринимать то, что вы хотите донести, неплохим вариантом будет вспомнить все шаблоны для написания писем, которые приходилось зазубривать к ЕГЭ по английскому (хоть где-то же они должны пригодиться). Четкая структура поможет не запутаться в потоке информации и выделить главное. 

Небольшая памятка для тех, кто привык к быстрому общению в Telegram.

> Поздоровайтесь.
> Озвучьте проблему.
> Четко напишите, что нужно сделать, чтобы ее решить.
> Разделите задачи и назначьте сроки.
> Попросите об обратной связи.

Используйте форматирование. Делайте заголовки, нумерованные списки, ссылки с якорями и выделение курсивом. Выделяйте жирным сроки и имя человека, к которому обращаетесь, особенно если в письме больше двух абзацев. Тут как с любым текстом: чем больше он выглядит как полотно, тем меньше в нем хочется разбираться и тем больше будет людей, которые «А, что, я ничего не видел».

Отвечайте с умом. Перед вами письмо из десяти абзацев, а нужно ответить только на один. Ваши действия? 

Скопируйте кусок письма, на который хотите ответить, вставьте в свое письмо курсивом и начните так: «По этому пункту: ...» Если ответить нужно на три абзаца, сделайте то же самое три раза. Готово, вы прекрасны.

Не превращайте письма в чат. Как только в переписке больше пяти писем, переведите разговор в другое место: назначьте встречу, устройте созвон, создайте чат. Что угодно, лишь бы спасти рассудок и почтовый ящик коллег.

Поясните, кто есть кто. Если в переписке несколько человек и они из разных команд/отделов, стоит их друг другу представить и сказать, кто за что отвечает. Да и сами лучше сконцентрируетесь на задаче.

Никаких «важно» и «срочно». Еще раз: почта — для вечного. Если бы Моисей жил сейчас, он бы получил десять заповедей по почте. Представьте себе это письмо с пометкой «Срочно». Зачем? Что есть «срочно»? Нормальный человек открывает почту два раза в день. Если вы отправите «срочное» письмо в шесть вечера, а получатель увидит его в шесть утра, оно теряет смысл. Можно не открывать.

Пересылайте нежно. Если вам нужно переслать какое-то письмо, будьте зайкой, вкратце перескажите его содержание. Человек, который его получит, обязательно подумает: «Ну что за зайка это переслал».

С коллегами — нежно

Допустим, правила переписки уже усвоены, но до гладкой коммуникации с сослуживцами все еще как пешком до Луны. Возможно, проблема в другом, иногда ведь так хочется закидать гневными сообщениями коллег, не соблюдающих дедлайны, или подсказать нерадивому товарищу, как правильно решить его проблему. Но напоминать команде о задачах и себе можно (и нужно!) нежно и безболезненно — и вот как.

Не устраивайте созвон по любому поводу. Есть вопросы, которые без проблем решаются в переписке: обсудить процесс, задать уточняющие вопросы, получить фидбэк, зафиксировать договоренности. Предлагая созвон по каждому шагу, вы только тратите время на поиск слотов и лишние обсуждения.

Другое дело, когда в чате каша, паника и драка, вы долго не можете закрыть вопрос и уже переходите на личности, — часто на созвоне вскрывается, что коллега не прятал за точками негатив, а так же сильно переживал из-за проекта. Штурмить тоже проще на созвоне.

Один на один без предупреждения — плохая идея. Личный разговор с коллегой — хорошая практика, если хотите, например, обсудить его нагрузку или дать фидбэк по проектам. Предупредите коллегу в чате, что планируете такую встречу, объясните, зачем она нужна, и обозначьте повестку. И только потом ставьте созвон.

Не душните на брейншторме. «Это вообще не в бриф», «клиент не даст столько денег», «очевидный ход, плюс это уже было у конкурентов» — отлично, чтобы загубить любое желание делиться идеями. Даже если заход нельзя сразу брать в работу, помните, что каждая идея может подтолкнуть к решению и бесполезных мыслей на штурме нет. А у некоторых сценаристов это прием: сначала они выписывают все топорные и очевидные шутки, которые первым делом приходят на ум — и так расчищают пространство для оригинальных мыслей.

Не лезьте в чужие задачи. Одно дело работать в команде и вовлекаться хоть в дизайн, хоть в тексты, если коллегам нужна помощь. Другое — перетягивать одеяло на себя, раздавать советы, как лучше выполнять задачи не из вашей зоны ответственности, и вносить всюду хаос своей проактивностью.

Подумайте, правда ли сторонняя рекомендация поможет коллегам и не обесценит ли подход и старания? И нуждаются ли они в совете прямо сейчас? Чайка-менеджмент и проактивность, от которой никому не проще, — от лукавого.

Используйте поиск. Уточнить, где найти смету, спросить, во сколько назначили собрание, или попросить ссылку на ролик, который обсуждали на кухне, нормально. Тем более если вы сами пытались найти информацию, но не смогли, а у коллеги она близко к телу. Но если ответ на ваш вопрос есть по первой ссылке в гугле, висит в закрепе чата или ищется по ключевому слову — скорее всего, вы просто зря тратите чужое время. И коллега это знает.

Заботьтесь об общем пространстве. Про рыбу в офисной микроволновке пошучено тысячи раз, но вывести коллег из душевного равновесия может не только она — еще аромапалочки, «Ранетки» на полную в середине дня или активный созвон прямо в опенспейсе. Простой вопрос: «Ребята, вам ок, если я...» — снимает все напряжение.

Спросите у человека, как лучше его пушить. На этапе, когда вы только договариваетесь о задаче, уточните, что делать: «Если вдруг перестанешь отвечать, как лучше напомнить тебе о задаче?» Кто-то скажет, что выловить его можно только по телефону, кто-то попросит напоминать в Telegram, причем почаще. Так вы и часть ответственности с коллеги снимете, и получите санкционированный способ его пинать.

‍

Не пингуйте раньше срока. Если до дедлайна еще две недели, не нужно подлавливать коллегу у кулера и шептать со спины: «Ну как там, делается?» Если проект действительно важный, а спец давно не давал статуса по нему, лучше честно написать: «Слушай, переживаю, успеем ли зафиналить сценарий к пятнице. Просто пишу, чтобы убедиться, что у тебя все в порядке и мы в тайминге. Если нужна помощь — маякуй».

Покажите, что вы с коллегой заодно, мягко напомните про сроки и то, почему важно их не пропустить. Помните: даже если ваш сослуживец сам выбрал комфортный дедлайн, в час, когда вы постучитесь в личку, он может забыть про свои обещания. И взбеситься, что вы чего-то требуете, особенно когда задача вне его основных.

Проявите участие. Если добавить к пушу вопрос «Могу тебе как-то помочь?», это снимет напряжение и покажет, как реально двигается работа. Чтобы вопрос не звучал дежурно, можете конкретно прописать, чем будете полезны. Например: «Статью публикуем на этой неделе, нужна моя помощь? Пока ты вносишь правки, могу поставить Т3 на обложку и графику?»

Некоторых коллег, которые любят пропадать с радаров, придется просто понять и принять — или найти к ним свой очаровательный подход, которому невозможно будет сопротивляться.

Иногда вместо агрессивных пушей работает юмор, сообщения в вотсапе и волки в личку. Все мы люди.

Наращивайте активность, но не давление. Когда сроки катастрофически горят, а человек испарился, можно написать ему второе письмо подряд, постучаться в Telegram или даже позвонить. Но это не значит, что нужно угрожать расправой и переходить на личности. Помните, что коллега мог и правда замотаться, а не игнорирует вас из удовольствия.

Не стоит забывать: это работа, а не конкурс на самого сюсьного коллегу года. Всех реакций не предугадать, а вы не виноваты, что люди не умеют в тайм-менеджмент.